Erstgespräch buchen
Menü

Wie viel Arbeitszeit kostet gesetzliche Bürokratie in kleinen und mittleren Betrieben?

Gesetzliche Pflichten kosten kleine und mittlere Unternehmen einen deutlichen Teil ihrer Arbeitszeit. Das zeigt eine Befragung der KfW im Mittelstand. Die Unternehmen haben ihren Aufwand selbst geschätzt. Je größer das Unternehmen, desto kleiner ist der Anteil. Der Median liegt deutlich unter dem Mittelwert. Beide Werte stehen unten mit Quelle.

Stand:

Auf einen Blick. Die wichtigsten Werte, jeder mit Quelle.

Mittelwert, Anteil an der Arbeitszeit
6,9 %
So viel Arbeitszeit ging 2023 im Mittelstand im Durchschnitt in gesetzliche Pflichten.1
Median, Anteil an der Arbeitszeit
3 %
Rund 3 Prozent. Für die Hälfte der Unternehmen im Mittelstand ist es höchstens so viel.3
Median, Stunden pro Monat
15 Std.
Rund 15 Stunden je Unternehmen im Mittelstand. Die KfW hält diesen Wert für das belastbarere Bild.4
Anteil der Arbeitszeit für gesetzliche Pflichten, 2023. In %, Mittelwert je Unternehmen der Klasse, nach Beschäftigten, selbst geschätzt. Die Klasse unter fünf Beschäftigten schließt Solo-Selbstständige ein.
  • Gesamter Mittelstand 6,9 %
  • Solo-Selbstständige, Höchster Anteil 8,7 %
  • Unter 5 Beschäftigte 7,7 %
  • 5 bis unter 10 5,3 %
  • 10 bis unter 50 3,7 %
  • Ab 50 Beschäftigte 3,0 %

Quelle: KfW Research (Autor: Michael Schwartz)1

Arbeitsstunden für gesetzliche Pflichten, 2023. Stunden pro Monat, Mittelwert je Unternehmen der Klasse, nach Beschäftigten, selbst geschätzt. Die Klasse unter fünf Beschäftigten schließt Solo-Selbstständige ein. Sehr große Unternehmen ziehen den Mittelwert nach oben.
  • Gesamter Mittelstand 32 Std.
  • Solo-Selbstständige 11 Std.
  • Unter 5 Beschäftigte 18 Std.
  • 5 bis unter 10 55 Std.
  • 10 bis unter 50 90 Std.
  • Ab 50 Beschäftigte, Meiste Stunden 310 Std.

Quelle: KfW Research (Autor: Michael Schwartz)2

Was die Zahlen nicht sagen

  • Die Zahlen sind Selbstschätzungen der Unternehmen, keine Zeitmessungen.5
  • Sie zählen nur Arbeitszeit für gesetzliche Pflichten, keine weiteren Lasten.9
  • Sachkosten sind in den Stunden nicht enthalten.10
  • Die Stunden enthalten auch die Arbeit externer Dienstleister.11
  • Die Zahlen sagen nicht, welche dieser Stunden sich automatisieren lassen.
  • Dein eigener Aufwand kann deutlich von diesen Werten abweichen.3

Nach der KfW-Befragung gingen 2023 im Mittelstand durchschnittlich rund 6,9 Prozent der Arbeitszeit in gesetzliche Pflichten1. Das sind 32 Stunden pro Monat je Unternehmen2. Der Median liegt bei rund 3 Prozent und 15 Stunden34. Die Unternehmen schätzten ihren Aufwand selbst, es sind keine Zeitmessungen5.

Woher kommen die Zahlen?

KfW Research hat Unternehmen aus dem Mittelstandspanel nach ihrem Zeitaufwand gefragt6. An dieser Welle beteiligten sich 9.556 Unternehmen, vom 12.02.2024 bis zum 21.06.20246. Die Angaben gelten für das Jahr 20236.

Wer zählt zum Mittelstand?

Dazu zählen alle privaten Unternehmen mit höchstens 500 Millionen Euro Jahresumsatz6. Auch Solo-Selbstständige gehören dazu5.

Was zählt hier als Bürokratie?

Die Unternehmen schätzten ihren Aufwand für alle gesetzlichen Vorgaben selbst, in Arbeitsstunden pro Monat5. Dazu zählen Formulare und Meldungen an Behörden sowie Vorgaben zu Datenschutz, Arbeitsrecht und Arbeitsschutz5. Dieser Artikel nennt diese Pflichten zusammen Bürokratie.

Welche Bereiche kosten viel Zeit?

Als Bereich mit hohem Aufwand nennen 70 Prozent der Unternehmen die Steuern7. Den Datenschutz nennen 22 Prozent7. Mehrfachnennungen waren möglich7.

Warum liegen Mittelwert und Median so weit auseinander?

Der Mittelwert liegt bei rund 6,9 Prozent der Arbeitszeit, das entspricht 32 Stunden pro Monat je Unternehmen12. Der Median liegt bei rund 3 Prozent und rund 15 Arbeitsstunden pro Monat34. Sehr große Unternehmen ziehen den Mittelwert von 32 Stunden nach oben2.

Wie weit streuen die Werte?

Bei einem Viertel der Unternehmen sind es höchstens 2 Prozent der Arbeitszeit3. Bei jedem zehnten sind es mindestens 15 Prozent3. Lies darum Mittelwert und Median zusammen.

Warum ist der Anteil bei kleinen Unternehmen höher?

Je größer das Unternehmen, desto kleiner der Anteil: Solo-Selbstständige haben den höchsten, größere Unternehmen den niedrigsten1. Die KfW erklärt das so: Die Aufgaben wachsen nicht im gleichen Maß wie die Beschäftigtenzahl8. Solo-Selbstständige müssen alle Aufgaben allein übernehmen8.

Was zählen die Stunden nicht mit?

Nicht enthalten sind etwa lange Genehmigungsverfahren, fehlende Digitalangebote und psychologische Kosten9. Auch Sachkosten fehlen10. Externe Dienstleister übernehmen im Mittel etwas mehr als ein Drittel der Stunden (34,6 Prozent)11.

Wie rechnet die KfW die Anteile?

Sie nutzt die durchschnittliche Wochenarbeitszeit aller Erwerbstätigen12. Zwischen Vollzeit und Teilzeit unterscheidet sie dabei nicht12.

Wie bewertet die Studie Regeln?

Die KfW sieht in Regeln auch einen Nutzen, etwa fairen Wettbewerb13. Das Papier gibt nach eigenem Hinweis die Meinung der Autoren wieder, nicht zwingend die Position der KfW14.

Quellen

  1. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 1 und Seite 2, Grafik 1, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩ ↩2 ↩3

  2. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 2 und Seite 3, Grafik 2, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩ ↩2 ↩3

  3. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 2, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  4. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 2 und Seite 3, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩ ↩2

  5. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 2, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  6. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 1 und Seite 5, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  7. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 3, Grafik 3, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩ ↩2 ↩3

  8. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 2, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩ ↩2

  9. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 2, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩

  10. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 4, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩

  11. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 4, Grafik 4, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩

  12. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 2 und Seite 5, Fußnote 10, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩ ↩2

  13. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 1, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩

  14. KfW Research (Autor: Michael Schwartz): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, Seite 1, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf, abgerufen am 2026-11-03. ↩

Häufige Fragen. Antworten zu diesem Thema.

Wie viel Arbeitszeit kostet gesetzliche Bürokratie im Mittelstand?

Laut einer KfW-Befragung liegt der Mittelwert der Arbeitszeit für gesetzliche Pflichten deutlich über dem Median. Die Unternehmen schätzten den Aufwand selbst. Die Werte nennt der Artikel Bürokratie und Arbeitszeit im Mittelstand mit Quelle.

Trifft Bürokratie kleine Betriebe stärker?

Gemessen am Anteil der Arbeitszeit ja. Solo-Selbstständige haben den höchsten Anteil, größere Unternehmen den niedrigsten. Die Arbeitsstunden steigen dagegen mit der Größe.

Warum nennt der Artikel Mittelwert und Median?

Sehr große Unternehmen ziehen den Mittelwert nach oben. Die KfW hält den Median bei den Arbeitsstunden für das belastbarere Bild.

Wie genau sind die Zahlen?

Es sind Selbstschätzungen der Unternehmen, keine Zeitmessungen. Sachkosten und weitere Lasten zählen nicht mit.

Zeigen die Zahlen, was sich automatisieren lässt?

Nein. Sie sagen nicht, welche dieser Stunden sich automatisieren lassen.

Wie es weitergeht. Mehr zum Thema und zu Deinem Betrieb.

Weitere Fragen

Nächste Schritte

Erstgespräch buchen