Anfragen beantworten mit KI in Rhön und Rhein-Main
In Rhön und Rhein-Main nimmt KI Betrieben das Beantworten wiederkehrender Anfragen ab. Sie liest eine eingehende Nachricht, erkennt das Anliegen und schreibt einen Antwortentwurf aus Deinen eigenen, geprüften Texten. Du entscheidest, ob der Entwurf rausgeht, und änderst ihn bei Bedarf. Abschicken kannst nur Du.
Was kostet diese Aufgabe heute?
Heute erledigt jemand diese Aufgabe von Hand zwischen anderen Terminen. Das braucht Aufmerksamkeit, auch wenn jeder Fall ähnlich aussieht. Die drei Punkte unten zeigen, wo die Zeit hängen bleibt. Eine KI kann den Teil vorbereiten, der sich wiederholt. Was an andere geht, prüfst und entscheidest Du.
- Dieselben Fragen kommen jede Woche neu und werden jedes Mal neu getippt.
- Nachrichten bleiben liegen, weil im Tagesgeschäft keine Zeit zum Antworten bleibt.
- Wer antwortet und wer schon geantwortet hat, ist im Postfach schwer zu erkennen.
Wie läuft es ab?
Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.
Der Ablauf zeigt, wie aus einer eingehenden Nachricht ein Antwortentwurf wird. Die Weiche fragt: Antwort bekannt? Beim Stopp-Weg fehlt sie, und Du antwortest selbst. Absender und Produkt sind erfunden.
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- bestätigtJa
- Du: ÜbernahmeNein
Ablauf in Worten
Weg: Antwort bekannt
Anfrage kommt an
Ein Kunde fragt per E-Mail, ob ein Produkt lieferbar ist und wie der Versand läuft.
Anliegen lesen
Die KI liest die Nachricht und erkennt das Anliegen.
Weiche: Antwort bekannt?
Die Weiche fragt, ob Deine geprüften Texte eine passende Aussage enthalten.
Entwurf aus Deinen Texten
Steht die Antwort in Deinen Texten, schreibt die KI daraus einen Entwurf. Er bleibt ein Entwurf.
Deine Freigabe
Du liest den Entwurf, änderst bei Bedarf einen Satz und gibst ihn frei. Vorher erfährt der Kunde nichts.
Antwort beim Kunden
Nach Deiner Freigabe kommt die Antwort beim Kunden an. Abschicken kannst nur Du.
Stopp-Weg: Antwort fehlt
Lücke melden
Fehlt in Deinen Texten eine Aussage, oder bleibt das Anliegen unklar, meldet die KI das. Sie schreibt nichts dazu.
Du antwortest selbst
Du liest die Nachricht und antwortest selbst. Die KI schreibt dazu nichts.
- Du
- KI
- Kunde
Wenn Deine Texte die Antwort kennen , dann Du gibst den Entwurf frei
Sonst Du übernimmst und antwortest selbst
Ein Kunde fragt per E-Mail nach einem Produkt. Die KI liest die Nachricht und sucht die Antwort in Deinen geprüften Texten.
Steht die Antwort dort, schreibt die KI einen Entwurf. Du liest ihn und gibst ihn frei. Fehlt eine Aussage, antwortest Du selbst.
Ablauf für Deinen Betrieb besprechenDie KI bereitet die Antwort vor. Raus geht nur, was Du freigibst.
Wie viel Zeit bindet die Aufgabe im Rechenbeispiel?
Angenommen: 60 Anfragen im Monat, 8 Minuten je Fall von Hand, 3 Minuten je Fall für Deine Prüfung und Freigabe. Dann binden sie von Hand 480 Minuten und mit dem Ablauf 180 Minuten. Das ist ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen, kein Messwert und kein Kundenergebnis. Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.
| Variante | Was Du tust | Minuten je Fall | Minuten im Monat |
|---|---|---|---|
| Heute, von Hand | Antwort von Hand schreiben | 8 | 480 |
| Mit Ablauf | Entwurf prüfen und freigeben | 3 | 180 |
Der Aufwand für Aufbau, Ausnahmen und Nacharbeit ist nicht eingerechnet. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.
Das entscheidest Du.
Die KI bereitet vor, Du bestimmst.
- Du legst fest, welche Texte die KI als Quelle nutzen darf.
- Du liest jeden Entwurf, bevor er das Haus verlässt.
- Du übernimmst alle Fälle, bei denen die KI das Anliegen nicht sicher erkennt.
Für wen?
Je ein Beispiel aus Branchen, in denen diese Aufgabe vorkommt.
Händler
Ein Kunde fragt, ob ein Artikel lieferbar ist. Die KI schreibt eine Antwort aus Deiner Artikelliste als Entwurf. Dein Team gibt sie frei.
Handwerk
Ein Kunde fragt per E-Mail, ob Dein Betrieb die Heizung in seinem Reihenhaus tauscht. Die KI schreibt eine Antwort mit den offenen Fragen als Entwurf. Du gibst sie frei.
Hausverwaltung
Ein Mieter fragt, wo er die Hausordnung findet. Die KI schreibt einen Antwortentwurf aus Deinen Textbausteinen. Du gibst ihn frei.
SHK (Sanitär, Heizung, Klima)
Ein Kunde fragt, ob Dein Betrieb auch Klimaanlagen wartet. Die KI schreibt einen Antwortentwurf aus Deinen Textbausteinen. Du gibst ihn frei.
Was mit den Daten geschehen soll.
Der Datenschutz in diesem Ablauf.
Eine Nachricht kann persönliche Angaben enthalten, zum Beispiel Namen und Kontaktdaten. Vorgesehen ist, dass die KI die Nachricht liest. Die KI darf nur auf Texte zugreifen, die Du dafür freigibst.
Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest. Keine Antwort geht ohne Deine Freigabe an die Absenderin oder den Absender. Wie lange Protokolle gespeichert werden, legen wir vor Projektstart mit Dir fest.
Vor dem Start schließen wir einen Vertrag über die Verarbeitung in Deinem Auftrag mit Dir. Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Wo antwortest Du weiter selbst?
Ehrlich benannt, was bei Dir bleibt.
- Fehlt in Deinen Texten eine passende Aussage, meldet die KI die Lücke und schreibt nichts dazu.
- Erkennt die KI das Anliegen nicht, antwortest Du selbst.
- Der Entwurf ist keine Beratung und keine Zusage. Du bestimmst, was rausgeht.
- Abschicken kannst nur Du, nach Deiner Freigabe.
Welche Anfragen bleiben bei Dir?
Anliegen, die sie nicht erkennt, und Fragen ohne passende Aussage in Deinen Texten. Dann meldet sie das, und Du antwortest selbst. Abschicken kannst nur Du.
Häufige Fragen.
Antworten zu dieser Aufgabe.
Schickt die KI Antworten allein ab?
Nein. Die KI schreibt nur einen Entwurf. Du prüfst ihn und schickst ihn selbst ab.
Woher nimmt die KI den Inhalt der Antwort?
Aus Texten, die Du ihr freigibst, zum Beispiel Deine Antworten auf häufige Fragen. Fehlt eine passende Aussage, meldet sie das und schreibt nichts dazu.
Was passiert bei ungewöhnlichen Anliegen?
Erkennt die KI das Anliegen nicht sicher, markiert sie die Nachricht für Dich. Du antwortest dann selbst.
Kann ich den Ton der Antworten bestimmen?
Ja. Du legst Anrede, Ton und Grußformel im Erstgespräch und beim Ansehen des Vorgangs fest.
Wie es weitergeht.
Mehr zu dieser Aufgabe und zu Deiner Branche.