Terminabstimmung mit KI in Rhön und Rhein-Main
In Rhön und Rhein-Main nimmt KI Betrieben das Hin und Her bei Terminen ab. Sie liest einen Terminwunsch, gleicht ihn mit Deinem Kalender ab und schlägt freie Zeiten vor. Der Vorschlag steht als Entwurf bereit. Du prüfst ihn und schickst ihn ab. Den Termin trägst Du erst ein, wenn die Kundin eine Zeit gewählt hat.
Was kostet diese Aufgabe heute?
Heute erledigt jemand diese Aufgabe von Hand zwischen anderen Terminen. Das braucht Aufmerksamkeit, auch wenn jeder Fall ähnlich aussieht. Die drei Punkte unten zeigen, wo die Zeit hängen bleibt. Eine KI kann den Teil vorbereiten, der sich wiederholt. Was an andere geht, prüfst und entscheidest Du.
- Für einen Termin schreibst Du mehrmals hin und her.
- Wunschzeiten und Kalender gleichst Du von Hand ab.
- Absagen und Verschiebungen kosten jedes Mal neue Nachrichten.
Wie läuft es ab?
Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.
Der Ablauf zeigt, wie aus einem Terminwunsch ein Vorschlag mit freien Zeiten wird. Die Weiche fragt: Zeit frei? Kundin und Termin sind erfunden.
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- bestätigtDu: Termin eintragenJa
- Du: ÜbernahmeNein
Ablauf in Worten
Weg: Zeit ist frei
Terminwunsch kommt an
Eine Kundin schreibt und nennt ihre Wunschzeiten.
Kalender abgleichen
Die KI liest den Wunsch und gleicht ihn mit Deinem Kalender ab.
Weiche: Zeit frei?
Die Weiche fragt, ob eine Wunschzeit in Deinem Kalender frei ist.
Entwurf mit zwei Zeiten
Ist eine Zeit frei, schreibt die KI einen Entwurf mit zwei freien Zeiten. Er bleibt ein Entwurf.
Deine Freigabe
Du prüfst die beiden Zeiten und gibst den Entwurf frei. Vorher erfährt die Kundin nichts davon.
Kundin wählt
Nach Deiner Freigabe sieht die Kundin den Vorschlag. Sie wählt eine Zeit.
Du trägst ein
Du trägst den Termin selbst in Deinen Kalender ein. Die KI ändert dort nichts.
Stopp-Weg: Keine Zeit frei
Keine Zeit frei
Keine Wunschzeit passt in Deinen Kalender. Der Ablauf hält an.
Du übernimmst
Du schlägst der Kundin selbst eine Zeit vor. Die KI schreibt dazu nichts.
- Du
- KI
- Kunde
- System (intern)
Wenn die Wunschzeit frei ist , dann Du gibst den Vorschlag frei
Sonst Du übernimmst und schlägst selbst eine Zeit vor
Eine Kundin nennt ihre Wunschzeiten. Die KI gleicht sie mit Deinem Kalender ab und schreibt einen Entwurf mit zwei freien Zeiten.
Du liest den Entwurf und gibst ihn frei. Erst danach sieht die Kundin die Zeiten. Passt keine Zeit, hält der Ablauf an, und Du schlägst selbst eine vor.
Ablauf für Deinen Betrieb besprechenDie KI bereitet das Hin und Her vor. Raus geht nur, was Du freigibst.
Wie viel Zeit bindet die Aufgabe im Rechenbeispiel?
Angenommen: 30 Terminwünsche im Monat, 6 Minuten je Fall von Hand, 2 Minuten je Fall für Deine Prüfung und Freigabe. Dann binden sie von Hand 180 Minuten und mit dem Ablauf 60 Minuten. Das ist ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen, kein Messwert und kein Kundenergebnis. Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.
| Variante | Was Du tust | Minuten je Fall | Minuten im Monat |
|---|---|---|---|
| Heute, von Hand | Termin per E-Mail abstimmen | 6 | 180 |
| Mit Ablauf | Terminvorschlag prüfen und freigeben | 2 | 60 |
Der Aufwand für Aufbau, Ausnahmen und Nacharbeit ist nicht eingerechnet. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.
Das entscheidest Du.
Die KI bereitet vor, Du bestimmst.
- Du legst fest, welche Zeiten die KI anbieten darf.
- Du prüfst jeden Vorschlag, bevor er rausgeht.
- Du trägst den Termin selbst ein, wenn die Kundin zugesagt hat.
Für wen?
Je ein Beispiel aus Branchen, in denen diese Aufgabe vorkommt.
Immobilienmakler
Ein Interessent möchte die Wohnung am Lindenweg ansehen, am liebsten abends. Die KI schlägt aus Deinem Kalender freie Zeiten für die Besichtigung vor. Du gibst den Entwurf frei.
Kfz-Werkstatt
Eine Kundin braucht für ihren Transporter einen Termin zum Reifenwechsel, am liebsten morgens. Die KI schlägt aus dem Werkstattplan zwei Zeiten vor. Du gibst den Entwurf frei.
Maler und Bau
Eine Kundin möchte den Putz an der Giebelwand ansehen lassen. Die KI schlägt aus Deinem Kalender freie Zeiten vor. Du gibst den Entwurf frei.
SHK (Sanitär, Heizung, Klima)
Eine Kundin wünscht einen Monteur für die Wartung ihrer Heizung, am liebsten dienstags. Die KI liest Deinen Plan und schreibt einen Terminentwurf.
Was mit den Daten geschehen soll.
Der Datenschutz in diesem Ablauf.
Ein Terminwunsch enthält Namen und Kontaktdaten und kann mehr verraten, als der Termin selbst nennt. Vorgesehen ist, dass die KI die Nachricht und Deinen Kalender liest. Für den Vorschlag nutzt sie nur die Angaben, die für den Termin nötig sind.
Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest. Die KI sieht Deinen Kalender nur so weit, wie Du es erlaubst. Kein Vorschlag geht ohne Deine Freigabe raus.
Vor dem Start schließen wir einen Vertrag über die Verarbeitung in Deinem Auftrag mit Dir. Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Was legst Du beim Termin fest?
Ehrlich benannt, was bei Dir bleibt.
- Die KI bietet nur Zeiten an, die Du freigibst.
- Den Termin trägst Du selbst ein, sobald die Kundin zugesagt hat.
- Was Dein Kalender nicht zeigt, kennt die KI nicht. Ob er sich anbinden lässt, klären wir im Erstgespräch.
- Jeder Entwurf geht erst nach Deiner Prüfung raus.
Was entscheidet die KI beim Termin nicht?
Sie trägt keinen Termin ein und bietet nur freigegebene Zeiten an. Du prüfst den Entwurf, schickst ihn ab und trägst den Termin nach der Zusage ein.
Häufige Fragen.
Antworten zu dieser Aufgabe.
Trägt die KI Termine selbst in den Kalender ein?
Nein. Die KI schlägt Zeiten vor. Du trägst den Termin ein, sobald die Kundin eine Zeit gewählt hat.
Welche Kalender kann die KI lesen?
Das hängt von Deinem Kalender ab. Im Erstgespräch klären wir, ob und wie sich Dein Kalender anbinden lässt.
Was ist mit Absagen und Verschiebungen?
Auch dafür kann die KI einen Entwurf vorbereiten. Du prüfst ihn und schickst ihn ab.
Kann ich bestimmte Zeiten sperren?
Ja. Du legst fest, welche Zeiten die KI anbieten darf. Alles andere schlägt sie nicht vor.
Wie es weitergeht.
Mehr zu dieser Aufgabe und zu Deiner Branche.