Nachfassen und Erinnern mit KI in Rhön und Rhein-Main
In Rhön und Rhein-Main hilft KI Betrieben, offene Angebote nicht aus dem Blick zu verlieren. Kommt auf ein Angebot keine Antwort, schreibt sie eine freundliche Erinnerung als Entwurf. Du liest den Entwurf und gibst ihn frei. Erst dann geht er raus. Meldet sich der Kunde vorher, entfällt die Erinnerung.
Was kostet diese Aufgabe heute?
Heute erledigt jemand diese Aufgabe von Hand zwischen anderen Terminen. Das braucht Aufmerksamkeit, auch wenn jeder Fall ähnlich aussieht. Die drei Punkte unten zeigen, wo die Zeit hängen bleibt. Eine KI kann den Teil vorbereiten, der sich wiederholt. Was an andere geht, prüfst und entscheidest Du.
- Ein Angebot ist raus, und dann hörst Du nichts mehr.
- Wer schon nachgefragt hat und wer noch nicht, steht nirgends an einer Stelle.
- Eine Erinnerung zu schreiben fühlt sich aufdringlich an und bleibt deshalb liegen.
Wie läuft es ab?
Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.
Der Ablauf zeigt zwei Wege an einer Weiche. Die Weiche fragt: Ohne Antwort? Beim Stopp-Weg hat der Kunde geantwortet, und Du übernimmst. Kunde und Angebot sind erfunden.
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- bestätigtJa
- Du: ÜbernahmeNein
Ablauf in Worten
Weg: noch keine Antwort
Angebot ist raus
Du hast ein Angebot geschickt. Es wartet auf eine Antwort des Kunden.
Antwort prüfen
Die KI prüft, ob der Kunde auf das Angebot geantwortet hat.
Weiche: Ohne Antwort?
Die Weiche fragt, ob noch keine Antwort eingegangen ist.
Erinnerung als Entwurf
Kommt keine Antwort, schreibt die KI eine freundliche Erinnerung. Sie bleibt ein Entwurf.
Deine Freigabe
Du liest die Erinnerung und gibst sie frei. Vorher erfährt der Kunde nichts davon.
Erinnerung beim Kunden
Nach Deiner Freigabe kommt die Erinnerung beim Kunden an.
Stopp-Weg: Antwort ist da
Antwort ist da
Im Postfach liegt eine Antwort des Kunden. Die Weiche hält die Erinnerung an.
Du übernimmst
Du führst das Gespräch und liest auch eine unklare Antwort selbst. Die KI schreibt nichts.
- Du
- KI
- Kunde
- System (intern)
Wenn noch keine Antwort da ist , dann Du gibst die Erinnerung frei
Sonst Du übernimmst das Gespräch
Du hast ein Angebot geschickt, und der Kunde hat noch nicht geantwortet. Die KI schreibt dann eine freundliche Erinnerung als Entwurf.
Du liest den Entwurf und gibst ihn frei. Erst danach sieht der Kunde die Erinnerung. Hat er schon geantwortet, führst Du das Gespräch.
Ablauf für Deinen Betrieb besprechenDie KI merkt sich offene Angebote. Raus geht nur, was Du freigibst.
Wie viel Zeit bindet die Aufgabe im Rechenbeispiel?
Angenommen: 20 Angebote im Monat, 6 Minuten je Fall von Hand, 2 Minuten je Fall für Deine Prüfung und Freigabe. Dann binden sie von Hand 120 Minuten und mit dem Ablauf 40 Minuten. Das ist ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen, kein Messwert und kein Kundenergebnis. Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.
| Variante | Was Du tust | Minuten je Fall | Minuten im Monat |
|---|---|---|---|
| Heute, von Hand | Offene Angebote suchen und Erinnerung schreiben | 6 | 120 |
| Mit Ablauf | Erinnerung prüfen und freigeben | 2 | 40 |
Der Aufwand für Aufbau, Ausnahmen und Nacharbeit ist nicht eingerechnet. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.
Das entscheidest Du.
Die KI bereitet vor, Du bestimmst.
- Du legst fest, bei welchen Vorgängen die KI eine Erinnerung vorbereitet.
- Du gibst jede Erinnerung frei, bevor sie das Haus verlässt.
- Du führst das Gespräch, sobald der Kunde antwortet.
Für wen?
Je ein Beispiel aus Branchen, in denen diese Aufgabe vorkommt.
Elektro
Ein Angebot für neue Steckdosen und Leuchten im Büro liegt beim Kunden. Die KI schreibt eine Erinnerung als Entwurf. Ab einer Wertgrenze rufst Du an.
Händler
Ein Angebot für eine größere Bestellung liegt beim Kunden und bleibt ohne Antwort. Die KI schreibt eine Erinnerung als Entwurf. Ab einer Wertgrenze ruft Dein Team an.
Handwerk
Das Angebot für die Montage neuer Heizkörper liegt beim Kunden und bleibt ohne Antwort. Die KI schreibt eine freundliche Erinnerung als Entwurf. Ab einer Wertgrenze rufst Du an.
Immobilienmakler
Ein Interessent hat das Exposé für das Reihenhaus bekommen und meldet sich nicht. Die KI schreibt eine freundliche Erinnerung als Entwurf. Ist seine Antwort unklar, rufst Du an.
Kfz-Werkstatt
Der Kostenvoranschlag für einen neuen Reifensatz liegt beim Kunden und bleibt ohne Antwort. Die KI schreibt eine freundliche Erinnerung als Entwurf. Du gibst sie frei.
Maler und Bau
Das Angebot für den Innenanstrich einer Wohnung liegt beim Kunden und bleibt ohne Antwort. Die KI schreibt eine freundliche Erinnerung als Entwurf. Ab einer Wertgrenze rufst Du an.
Was mit den Daten geschehen soll.
Der Datenschutz in diesem Ablauf.
Eine Erinnerung nennt den Namen und die Kontaktdaten des Kunden. Vorgesehen ist, dass die KI die Angaben zum Angebot liest. Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest.
Keine Erinnerung geht ohne Deine Freigabe raus. Vor dem Start schließen wir mit Dir einen Vertrag über die Verarbeitung in Deinem Auftrag. Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Wobei hakt die KI nicht nach?
Ehrlich benannt, was bei Dir bleibt.
- Vorgesehen ist eine Erinnerung nur zu einer Anfrage, die der Kunde selbst gestellt hat.
- In dieser Aufgabe schreibt die KI keine Mahnungen und keine Zahlungsaufforderungen. Rechnungen gehören nicht zu dieser Aufgabe.
- Antwortet der Kunde, endet die Erinnerung. Das Gespräch führst Du.
- Jede Erinnerung geht erst nach Deiner Freigabe raus.
Was schreibt die KI beim Nachfassen nicht?
Keine Mahnung und keine Zahlungsaufforderung. Sie bereitet nur eine Erinnerung zu einem offenen Angebot vor. Du prüfst sie und gibst sie frei.
Häufige Fragen.
Antworten zu dieser Aufgabe.
Verschickt die KI Erinnerungen von selbst?
Nein. Die KI schreibt nur einen Entwurf. Du liest ihn und gibst ihn frei. Erst dann geht die Erinnerung raus.
Woran erkennt die KI, dass eine Antwort fehlt?
Vorgesehen ist ein Abgleich mit dem Eingang zu diesem Vorgang. Wie das bei Dir geht, klären wir im Erstgespräch.
Was passiert, wenn der Kunde inzwischen geantwortet hat?
Dann entfällt die Erinnerung. Der Vorgang geht an Dich, und Du führst das Gespräch weiter.
Kann ich den Ton der Erinnerung bestimmen?
Ja. Du legst Anrede, Ton und Grußformel fest. Jeden Entwurf kannst Du vor der Freigabe ändern.
Wie es weitergeht.
Mehr zu dieser Aufgabe und zu Deiner Branche.