In Rhön und Rhein-Main nimmt KI-Automatisierung Händlern Schreibarbeit rund um Bestellungen ab. Sie sortiert Anfragen nach Art in Fächer, gleicht Artikel mit Deiner Liste ab und bereitet eine Auftragsbestätigung vor. Auch Angebotsanfragen und Fragen zum Lieferstatus bereitet sie vor. Dein Team prüft jeden Entwurf, bevor er den Betrieb verlässt.
Warten kostet Zeit an zwei Stellen. Eine Anfrage bleibt liegen, bis jemand sie liest. Danach schreibt jemand die gleichen Angaben noch einmal ab. Die drei Beispiele zeigen diese Büroarbeit in Deiner Branche. Sie wiederholt sich Woche für Woche. Genau dafür bereitet die KI einen Entwurf vor, und Du entscheidest, was daraus wird.
Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.
Dieses Beispiel zeigt, wie eine Nachricht als Bestellung erkannt wird und daraus ein Entwurf entsteht. Die Weiche fragt: Bestellung? Händler, Kunde und Anfrage sind erfunden.
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
Weg: Bestellung
Ein Stammkunde bestellt per Mail drei Artikel und nennt einen Wunschtermin für die Lieferung.
Die KI liest die Nachricht und sucht, ob es um Bestellung, Angebot oder Lieferstatus geht.
Die Weiche fragt, ob die Nachricht eindeutig eine Bestellung ist.
Ist sie es, gleicht die KI Nummern und Mengen mit Deiner Artikelliste ab. Fehlt ein Artikel im Lager, steht das im Entwurf.
Die KI schreibt die Auftragsbestätigung als Entwurf. Er bleibt ein Entwurf.
Du liest den Entwurf, änderst einzelne Zeilen bei Bedarf und gibst ihn frei. Vorher erfährt der Kunde nichts.
Nach Deiner Freigabe kommt die Bestätigung beim Kunden an.
Danach legst Du den Auftrag selbst an. Die KI legt dort nichts an.
Stopp-Weg: Art unklar
Die Nachricht passt zu keiner Art oder zu mehreren. Der Ablauf hält an.
Du liest die Nachricht selbst und entscheidest. Die KI schreibt dazu nichts.
Wenn die Nachricht eine Bestellung ist , dann Du gibst die Bestätigung frei
Sonst Du entscheidest, was daraus wird
Ein Stammkunde bestellt per Mail Ware mit Artikelnummern und einem Wunschtermin für die Lieferung. Die KI liest die Nachricht und erkennt die Art der Anfrage.
Ist es eine Bestellung, gleicht die KI die Artikel mit Deiner Liste ab und schreibt die Bestätigung als Entwurf. Du gibst sie frei. Bleibt die Art unklar, entscheidest Du selbst.
Ablauf für Deinen Betrieb besprechenDie KI sortiert und bereitet vor. Zum Kunden geht nur, was Du freigibst.
Drei Beispiele aus dieser Branche.
Fragt ein Kunde nach einem Angebot, gleicht die KI die Artikel mit Deiner Liste ab. Daraus entsteht ein Entwurf, den Dein Team prüft und freigibt.
Fragt ein Kunde nach seiner Lieferung, liest die KI den Stand aus Deiner Auftragsliste und schreibt einen Antwortentwurf. Du gibst ihn frei.
Kommt eine Rechnung vom Lieferanten, liest die KI Nummer, Positionen und Summe in Felder. Dein Team prüft die Felder.
Mehr zu einzelnen Aufgaben: Anfragen beantworten, Nachfassen und Erinnern, Postfach sortieren und Rechnungen erfassen.
Jede Karte zeigt ein Beispiel aus dieser Branche.
Am Morgen liegen eine Bestellung, eine Angebotsanfrage und eine Frage zur Lieferung im Postfach. Die KI schlägt für jede Nachricht ein Fach vor. Eine unklare Nachricht geht an Dein Team.
Ein Lieferant schickt die Rechnung zu einer Warenlieferung. Die KI liest Nummer, Positionen und Summe in Felder. Dein Team prüft die Felder.
Ein Angebot für eine größere Bestellung liegt beim Kunden und bleibt ohne Antwort. Die KI schreibt eine Erinnerung als Entwurf. Ab einer Wertgrenze ruft Dein Team an.
Ein Kunde fragt, ob ein Artikel lieferbar ist. Die KI schreibt eine Antwort aus Deiner Artikelliste als Entwurf. Dein Team gibt sie frei.
Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.
In diesem Beispiel sparst Du pro Bestellung 5 Minuten. Bei 40 Bestellungen sind das 200 Minuten pro Woche, also gut 3 Stunden. In 48 Wochen kommen 160 Stunden zusammen. Mal 28 Euro ergibt das einen Zeitwert von 4.480 Euro im Jahr, vor den Kosten der Automatisierung. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.
Der Datenschutz in diesem Ablauf.
In Bestellungen und Anfragen stehen Namen, Adressen und Liefermengen. Vorgesehen ist, dass die KI die Nachricht liest und einem Fach zuordnet. Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest.
Die KI greift nur auf die Listen zu, die Du dafür freigibst. Keine Bestätigung, keine Antwort und keine Nachfrage geht ohne Deine Freigabe raus. Wie lange Protokolle gespeichert werden, legen wir vor Projektstart mit Dir fest.
Mit Dir schließen wir vor dem Start einen Vertrag zur Verarbeitung in Deinem Auftrag. Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Ehrlich benannt, was bei Deinem Betrieb bleibt.
Die KI legt keinen Auftrag an und rät nicht bei unklaren Zeilen. Dein Team prüft den Entwurf, klärt Lücken mit dem Kunden und schickt die Bestätigung ab.
Antworten für Betriebe wie Deinen.
Nein. Die KI bereitet Aufträge und Bestätigungen als Entwurf vor. Dein Team prüft sie und legt den Auftrag selbst an.
Vorgesehen ist, dass die KI die Zeile als unklar markiert und nicht rät. Dein Team klärt sie mit dem Kunden, bevor etwas rausgeht.
Der Ablauf passt, wo Bestellungen als Text eintreffen, zum Beispiel per E-Mail. Wie Dein Betrieb bestellt und liefert, klären wir im Erstgespräch.
Ja, die KI braucht eine Liste zum Abgleichen. Welche Form sie hat und was davon die KI sehen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest.
Die KI liest die Nachricht für die Einordnung. Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Frag im Erstgespräch, ob ein solcher Ablauf zu Deinem Betrieb passt.
E-Mail: [email protected].