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KI-Automatisierung für Kfz-Werkstätten in Rhön und Rhein-Main

In Rhön und Rhein-Main hilft KI-Automatisierung Kfz-Werkstätten bei Fristen, Terminen und Kostenvoranschlägen. Sie liest die Fristenliste Deiner Werkstatt und schreibt Ankündigungen für Inspektion und HU als Entwurf. Auch Terminwünsche und Kostenvoranschläge bereitet sie vor. Dein Team prüft jeden Entwurf, bevor ihn der Kunde bekommt.

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Was kostet das Warten?

Warten kostet Zeit an zwei Stellen. Eine Anfrage bleibt liegen, bis jemand sie liest. Danach schreibt jemand die gleichen Angaben noch einmal ab. Die drei Beispiele zeigen diese Büroarbeit in Deiner Branche. Sie wiederholt sich Woche für Woche. Genau dafür bereitet die KI einen Entwurf vor, und Du entscheidest, was daraus wird.

  • Terminwünsche am Telefon und per E-Mail notieren und mit der Hebebühne abstimmen.
  • Kostenvoranschläge aus Auftragszetteln abtippen.
  • Die Liste mit Inspektion und HU der Kunden durchgehen und jeden einzeln anschreiben.

Wie läuft es ab?

Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.

Dieses Beispiel zeigt, wie aus der Werkstattliste eine Ankündigung wird. Die Weiche fragt: Im Vorlauf? Werkstatt, Kunde, Fahrzeug und Einträge sind erfunden. HU steht für Hauptuntersuchung. Die Fristen liefert Dein Betrieb.

Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.

bestätigt

Ablauf in Worten

  1. Weg: Einträge im Vorlauf

    Werkstattliste lesen

    Der Tageslauf öffnet die Liste Deiner Werkstatt. Die Einträge pflegt Dein Betrieb selbst.

  2. Einträge lesen

    Die KI liest die Einträge zu jedem Fahrzeug, darunter Inspektion und HU eines Kombis.

  3. Weiche: Im Vorlauf?

    Die Weiche fragt, ob Einträge im Vorlauf liegen und eindeutig sind.

  4. Je Fahrzeug bündeln

    Liegen mehrere Einträge bei einem Fahrzeug, fasst die KI sie in einer Nachricht zusammen.

  5. Ankündigung als Entwurf

    Die KI schreibt die Ankündigung als Entwurf. Einen Termin nennt der Entwurf nicht.

  6. Deine Freigabe

    Du liest die Ankündigung und gibst sie frei. Bis dahin erfährt der Kunde nichts.

  7. Nachricht beim Kunden

    Nach Deiner Freigabe kommt die Ankündigung beim Kunden an. Er kann eine Zeit wählen.

  8. Du planst den Termin

    Erst nach seiner Zusage trägst Du den Termin im Werkstattplan ein. Die KI trägt dort nichts ein.

  9. Stopp-Weg: Eintrag unklar

    Eintrag unklar

    Ein Kennzeichen steht doppelt, oder eine Angabe fehlt. Der Lauf hält an.

  10. Du prüfst die Liste

    Du schaust in die Liste und korrigierst den Eintrag. Die KI ändert die Liste nicht.

  • Du
  • KI
  • Kunde
  • System (intern)

Wenn Einträge im Vorlauf liegen , dann Du gibst die Ankündigung frei

Sonst Du klärst unklare Einträge selbst

Der Tageslauf liest die Werkstattliste, die Dein Betrieb pflegt. Er sucht Einträge wie Inspektion und HU, die im Vorlauf liegen.

Die KI bündelt sie je Fahrzeug zu einer Ankündigung als Entwurf. Du gibst sie frei, dann liest sie der Kunde. Ist ein Eintrag unklar, hält der Lauf an, und Du prüfst die Liste.

Ablauf für Deinen Betrieb besprechen

Die KI sucht die Einträge heraus. Zum Kunden geht nur, was Du freigibst.

Weitere Abläufe für Deinen Alltag.

Drei Beispiele aus dieser Branche.

Kostenvoranschlag aus dem Auftrag

Aus Auftragszettel und Teileliste bereitet die KI einen Kostenvoranschlag vor. Dein Meister prüft Positionen und Preise, bevor er rausgeht.

Terminvorschlag zur Wunschzeit

Aus dem Terminwunsch samt Fahrzeugdaten entsteht ein Antwortentwurf mit freien Zeiten. Die Serviceannahme gibt ihn frei.

Rückruf vorbereiten

Meldet sich ein Kunde zum Stand seines Autos, fasst die KI den Auftrag in zwei Sätzen zusammen. Die Serviceannahme ruft zurück.

Mehr zu einzelnen Aufgaben: Fristen ankündigen, Nachfassen und Erinnern, Postfach sortieren, Rechnungen erfassen, Terminabstimmung und Voranfrage vorprüfen.

Aufgaben, die hier passen.

Jede Karte zeigt ein Beispiel aus dieser Branche.

  • Terminabstimmung

    Eine Kundin braucht für ihren Transporter einen Termin zum Reifenwechsel, am liebsten morgens. Die KI schlägt aus dem Werkstattplan zwei Zeiten vor. Du gibst den Entwurf frei.

  • Fristen ankündigen

    Im Kundenstamm liegen bei einem Fahrzeug Inspektion und HU im Vorlauf. Die KI bündelt beide Einträge in einem Entwurf. Die Fristen trägt Dein Betrieb in die Liste ein.

  • Nachfassen und Erinnern

    Der Kostenvoranschlag für einen neuen Reifensatz liegt beim Kunden und bleibt ohne Antwort. Die KI schreibt eine freundliche Erinnerung als Entwurf. Du gibst sie frei.

  • Rechnungen erfassen

    Der Teilehandel schickt eine Rechnung zu einem Werkstattauftrag. Die KI liest Nummer, Teile und Summe in Felder. Du prüfst die Felder.

Ein Rechenbeispiel mit offenen Annahmen.

Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.

Annahmen

  • 24 Ankündigungen pro Woche aus der Fristenliste (erfundene Annahme)
  • Einträge prüfen, bündeln und die Ankündigung von Hand schreiben: 9 Minuten (erfundene Annahme)
  • Entwurf der KI prüfen und freigeben: 4 Minuten (erfundene Annahme)
  • 50 Arbeitswochen im Jahr (erfundene Annahme)
  • Kostensatz Serviceannahme: 32 Euro pro Stunde (erfundene Annahme)

Ergebnis

In diesem Beispiel sparst Du pro Ankündigung 5 Minuten. Bei 24 Ankündigungen sind das 120 Minuten oder 2 Stunden pro Woche. In 50 Wochen sind das 100 Stunden. Mal 32 Euro ergibt das einen Zeitwert von 3.200 Euro im Jahr, vor den Kosten der Automatisierung. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.

Was mit den Daten geschehen soll.

Der Datenschutz in diesem Ablauf.

Ein Terminwunsch nennt Namen, Kontaktdaten und ein Kennzeichen. Die Fristenliste nennt zusätzlich die Art der Frist. Vorgesehen ist, dass die KI die Nachricht und die Liste liest.

Für die Ankündigung nutzt sie nur Name, Kontaktdaten und Fahrzeug. Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest. Die KI sieht Deinen Werkstattplan nur so weit, wie Du es erlaubst.

Kein Terminvorschlag, keine Ankündigung und kein Kostenvoranschlag geht ohne Deine Freigabe an Kunden. Vor dem Start schließen wir einen Vertrag über die Verarbeitung in Deinem Auftrag mit Dir. Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.

Was entscheidest Du in der Werkstatt?

Ehrlich benannt, was bei Deinem Betrieb bleibt.

  • Den Preis im Kostenvoranschlag legst Du fest. Die KI überträgt nur Positionen aus dem Auftrag.
  • Welche Fristen in der Liste stehen, bestimmt Deine Werkstatt. Die KI leitet keine Frist ab.
  • Ankündigung und Terminvorschlag sind keine Zusage. Der Termin steht erst nach der Antwort des Kunden im Plan.
  • Dein Meister prüft jeden Entwurf, bevor er an den Kunden geht.

Was schätzt die KI im Kostenvoranschlag nicht?

Die KI legt keinen Preis fest und rät keine Zeiten. Lücken markiert sie im Entwurf. Dein Meister prüft und ändert den Entwurf, bevor er an den Kunden geht.

Häufige Fragen.

Antworten für Betriebe wie Deinen.

Trägt die KI Termine selbst in den Werkstattplan ein?

Nein. Die KI schlägt Zeiten vor. Dein Team prüft den Vorschlag, und erst nach der Antwort des Kunden steht der Termin im Plan.

Woher kennt die KI die Fristen meiner Kunden?

Aus der Liste, die Deine Werkstatt führt. Die KI leitet keine Frist selbst ab. Fehlt ein Eintrag, kündigt sie dazu nichts an.

Woher kennt die KI Arbeitszeiten und Preise?

Aus den Listen, die Du ihr freigibst. Fehlt eine Angabe, soll die KI die Lücke im Entwurf markieren, statt etwas zu schätzen.

Wer legt den Preis im Kostenvoranschlag fest?

Du. Die KI überträgt Positionen aus dem Auftrag in einen Entwurf. Dein Meister prüft und ändert ihn, bevor er an den Kunden geht.

Funktioniert das mit meiner Werkstattsoftware?

Das hängt von Deiner Software ab. Ob sich Plan und Teileliste anbinden lassen, klären wir im Erstgespräch.

Was sieht die KI von meinen Kunden?

Sie liest die Nachricht samt Namen, Kontaktdaten und Fahrzeugdaten. Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest.