Postfach sortieren mit KI in Rhön und Rhein-Main
In Rhön und Rhein-Main sortiert KI das Postfach Deines Betriebs. Sie sortiert jede Nachricht nach Absender, Thema und Zeit in ein Fach, etwa Anfrage, Rechnung oder Termin. Passt eine Nachricht zu keinem Fach, entscheidest Du. Für Nachrichten außerhalb Deiner Zeiten schreibt die KI keinen Entwurf. Antwortentwürfe gibst Du frei.
Was kostet diese Aufgabe heute?
Heute erledigt jemand diese Aufgabe von Hand zwischen anderen Terminen. Das braucht Aufmerksamkeit, auch wenn jeder Fall ähnlich aussieht. Die drei Punkte unten zeigen, wo die Zeit hängen bleibt. Eine KI kann den Teil vorbereiten, der sich wiederholt. Was an andere geht, prüfst und entscheidest Du.
- Anfragen, Rechnungen und Terminwünsche landen im selben Postfach.
- Du suchst erst, was wichtig ist, und kommst dann zum Antworten.
- Nachrichten, die nach Feierabend kommen, liegen am Morgen ungeordnet da.
Wie läuft es ab?
Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.
Das Beispiel zeigt zwei Wege an einer Weiche. Die Weiche fragt: Fach eindeutig? Beim Stopp-Weg passt die Nachricht zu keinem Fach, die Weiche hält an, und Du übernimmst. Händler, Kunde und Nachrichten sind erfunden.
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- bestätigtJa
- Du: ÜbernahmeNein
Ablauf in Worten
Weg: Fach eindeutig
Nachricht kommt an
Ein Kunde schreibt per E-Mail oder Kontaktformular.
Einordnen
Die KI sortiert die Nachricht nach Absender und Thema.
Weiche: Fach eindeutig?
Die Weiche fragt, ob die Nachricht zu genau einem Fach passt, etwa Anfrage, Rechnung oder Termin.
Entwurf schreiben
Für das gewählte Fach schreibt die KI einen Antwortentwurf. Er bleibt ein Entwurf.
Deine Freigabe
Du liest den Entwurf und gibst ihn frei. Vorher geht nichts an den Kunden.
Antwort beim Kunden
Nach Deiner Freigabe kommt die Antwort beim Kunden an.
Stopp-Weg: kein Fach passt
Offenes Fach
Passt die Nachricht zu keinem Fach, legt die KI sie ins offene Fach Du entscheidest.
Du übernimmst
Du liest die Nachricht selbst und entscheidest. Die KI schreibt nichts.
- Du
- KI
- Kunde
Wenn die Nachricht zu einem Fach passt , dann Du gibst den Entwurf frei
Sonst Du entscheidest selbst
Eine Nachricht kommt per E-Mail oder Kontaktformular an. Die KI legt sie in ein Fach, zum Beispiel Anfrage, Rechnung oder Termin.
Passt die Nachricht zu einem Fach, schreibt die KI einen Entwurf, und Du gibst ihn frei. Sonst landet sie im Fach Du entscheidest.
Ablauf für Deinen Betrieb besprechenDie KI sortiert vor. Entschieden wird bei Dir.
Wie viel Zeit bindet die Aufgabe im Rechenbeispiel?
Angenommen: 100 Nachrichten pro Woche, 2 Minuten je Fall von Hand, 1 Minute je Fall für Deine Prüfung und Freigabe. Dann binden sie von Hand 200 Minuten und mit dem Ablauf 100 Minuten. Das ist ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen, kein Messwert und kein Kundenergebnis. Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.
| Variante | Was Du tust | Minuten je Fall | Minuten pro Woche |
|---|---|---|---|
| Heute, von Hand | Nachricht lesen und einem Fach zuordnen | 2 | 200 |
| Mit Ablauf | Vorschlag für das Fach prüfen | 1 | 100 |
Der Aufwand für Aufbau, Ausnahmen und Nacharbeit ist nicht eingerechnet. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.
Das entscheidest Du.
Die KI bereitet vor, Du bestimmst.
- Du legst fest, welche Fächer es gibt und wann Deine Zeiten gelten.
- Du gibst jeden Antwortentwurf frei, bevor er das Haus verlässt.
- Du entscheidest über jede Nachricht im Fach Du entscheidest.
Für wen?
Je ein Beispiel aus Branchen, in denen diese Aufgabe vorkommt.
Händler
Am Morgen liegen eine Bestellung, eine Angebotsanfrage und eine Frage zur Lieferung im Postfach. Die KI schlägt für jede Nachricht ein Fach vor. Eine unklare Nachricht geht an Dein Team.
Handwerk
Am Morgen liegen im Postfach eine Frage zur Heizung, ein Lieferschein vom Großhandel und eine Terminbitte. Die KI schlägt für jede Nachricht ein Fach vor. Eine unklare Nachricht geht an Dich.
Hausverwaltung
Eine Mieterin fragt nach der Hausordnung, ein Eigentümer nach dem Schlüssel. Die KI schlägt für jede Nachricht ein Fach vor. Eine unklare Nachricht geht an Dich.
Immobilienmakler
Am Morgen liegen mehrere Anfragen im Postfach, zwei zur Wohnung am Rosenhang und eine ohne Objekt. Die KI schlägt für jede Nachricht ein Fach vor. Die Anfrage ohne Objekt geht an Dich.
Was mit den Daten geschehen soll.
Der Datenschutz in diesem Ablauf.
Eine Nachricht enthält Namen, Kontaktdaten und oft mehr, als das Thema braucht. Vorgesehen ist, dass die KI die Nachricht liest. Für die Einordnung nutzt sie nur Absender, Thema und Zeit.
Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest. Kein Antwortentwurf geht ohne Deine Freigabe raus. Vor dem Start schließen wir mit Dir einen Vertrag über die Verarbeitung in Deinem Auftrag.
Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Was sortiert die KI im Postfach nicht?
Ehrlich benannt, was bei Dir bleibt.
- Passt eine Nachricht zu keinem Fach, entscheidest Du. Die KI rät nicht.
- Für Nachrichten außerhalb Deiner Zeiten schreibt die KI keinen Entwurf. Sie legt nur eine Notiz an.
- Die KI bewertet nicht, wie eilig eine Nachricht ist.
- Jeder Antwortentwurf geht erst nach Deiner Freigabe raus.
Was passiert mit Nachrichten außerhalb meiner Zeiten?
Die KI legt eine Notiz für morgen an und schreibt keinen Entwurf. Die Notiz steht in der Tagesübersicht. Du entscheidest, was daraus wird.
Häufige Fragen.
Antworten zu dieser Aufgabe.
Welche Kanäle sortiert die KI?
Die KI sortiert E-Mail und Kontaktformular. Weitere Kanäle sind nicht vorgesehen. Welche Postfächer bei Dir dazugehören, klären wir im Erstgespräch.
Schreibt die KI zu jeder Nachricht einen Entwurf?
Nein. Für Anfragen schreibt die KI einen Entwurf. Du liest ihn und gibst ihn frei. Erst dann geht die Antwort raus.
Wer legt die Fächer fest?
Du. Anfrage, Rechnung und Termin sind ein Beispiel. Welche Fächer Dein Betrieb braucht, legen wir im Erstgespräch fest.
Was heißt außerhalb der Zeit?
Du legst fest, wann Dein Betrieb Nachrichten liest. Was außerhalb dieser Zeiten ankommt, bekommt nur eine Notiz.
Was passiert bei einer unsicheren Einordnung?
Die Nachricht fällt ins Fach Du entscheidest. Die KI schreibt dazu nichts. Du liest sie selbst und entscheidest.
Wie es weitergeht.
Mehr zu dieser Aufgabe und zu Deiner Branche.