In Rhön und Rhein-Main nimmt KI-Automatisierung Handwerksbetrieben die Schreibarbeit im Büro ab. Sie liest Kundenanfragen per E-Mail, zieht Gewerk, Maße und Wunschtermin heraus und erstellt daraus einen Angebotsentwurf. Du prüfst den Entwurf und gibst ihn frei. So bleibt mehr Zeit für Baustelle und Kunden, und Anfragen bleiben seltener liegen.
Warten kostet Zeit an zwei Stellen. Eine Anfrage bleibt liegen, bis jemand sie liest. Danach schreibt jemand die gleichen Angaben noch einmal ab. Die drei Beispiele zeigen diese Büroarbeit in Deiner Branche. Sie wiederholt sich Woche für Woche. Genau dafür bereitet die KI einen Entwurf vor, und Du entscheidest, was daraus wird.
Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.
Dieser Ablauf zeigt, wie aus einer E-Mail-Anfrage ein Angebotsentwurf wird. Die Weiche fragt: Foto da? Betrieb, Kunde und Zahlen sind erfunden.
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
Weg: Foto liegt bei
Ein Kunde schreibt, sein Bad im ersten Stock soll saniert werden. Ein Foto hängt an der Mail.
Die KI liest die Mail und sortiert Gewerk, Fläche und Wunschzeitraum in Felder.
Die Weiche fragt, ob ein Foto oder Grundriss des Bads vorliegt.
Liegt es vor, legt die KI aus Deinen Textbausteinen einen Angebotsentwurf an. Er bleibt ein Entwurf.
Du prüfst die Positionen, änderst sie bei Bedarf und gibst den Entwurf frei. Vorher erfährt der Kunde nichts.
Nach Deiner Freigabe kommt das Angebot beim Kunden an. Abschicken kannst nur Du.
Stopp-Weg: Foto fehlt
Liegt weder Foto noch Grundriss bei, hält der Ablauf an. Die KI schreibt kein Angebot.
Du bittest den Kunden selbst um ein Foto des Bads. Die KI schreibt dazu nichts.
Wenn ein Foto des Raums dabei ist , dann Du gibst das Angebot frei
Sonst Du fragst selbst beim Kunden nach
Ein Kunde möchte sein Bad sanieren lassen. Die KI liest die Mail und sortiert Gewerk, Fläche und Wunschzeitraum in Felder.
Liegt ein Foto oder Grundriss bei, entsteht aus Deinen Textbausteinen ein Angebotsentwurf. Du prüfst die Positionen und gibst ihn frei. Fehlt das Foto, fragst Du selbst nach.
Ablauf für Deinen Betrieb besprechenDie KI legt das Angebot an. Beim Kunden landet nur, was Du freigibst.
Drei Beispiele aus dieser Branche.
Die KI sucht aus Deinem Kalender drei freie Besichtigungstermine und entwirft eine Antwort an den Kunden. Du gibst sie frei.
Nach Abschluss entsteht aus Angebot und Stundenzetteln ein Rechnungsentwurf. Du prüfst die Positionen und gibst die Rechnung frei.
Im Postfach des Betriebs liegen eine Badanfrage, eine Rechnung vom Großhandel und ein Terminwunsch durcheinander. Die KI schlägt für jede Nachricht ein Fach vor und schreibt für die Anfrage einen Entwurf. Du entscheidest über jede Nachricht, die in kein Fach passt.
Mehr zu einzelnen Aufgaben: Anfragen beantworten, Nachfassen und Erinnern, Postfach sortieren, Rechnungen erfassen, Terminabstimmung und Voranfrage vorprüfen.
Jede Karte zeigt ein Beispiel aus dieser Branche.
Ein Kunde fragt per E-Mail, ob Dein Betrieb die Heizung in seinem Reihenhaus tauscht. Die KI schreibt eine Antwort mit den offenen Fragen als Entwurf. Du gibst sie frei.
Für ein neues Bad fehlen in der Anfrage der Grundriss und ein Foto des Raums. Die KI entwirft die Rückfrage, und Du gibst sie frei.
Das Angebot für die Montage neuer Heizkörper liegt beim Kunden und bleibt ohne Antwort. Die KI schreibt eine freundliche Erinnerung als Entwurf. Ab einer Wertgrenze rufst Du an.
Am Morgen liegen im Postfach eine Frage zur Heizung, ein Lieferschein vom Großhandel und eine Terminbitte. Die KI schlägt für jede Nachricht ein Fach vor. Eine unklare Nachricht geht an Dich.
Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.
In diesem Beispiel sparst Du pro Anfrage 10 Minuten. Bei 15 Anfragen sind das 150 Minuten oder 2,5 Stunden pro Woche. In 46 Wochen sind das 115 Stunden. Mal 45 Euro entspricht das einem Zeitwert von 5.175 Euro pro Jahr, vor den Kosten der Automatisierung. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.
Der Datenschutz in diesem Ablauf.
Eine Kundenanfrage nennt Namen, Adresse und Angaben zum Objekt, manchmal mit Fotos oder Plänen. Vorgesehen ist, dass die KI die Anfrage und die Anhänge liest. Für den Angebotsentwurf nutzt sie nur die Angaben, die das Angebot braucht.
Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest. Kein Angebot und keine Rückfrage geht ohne Deine Freigabe an Kunden. Mit Dir schließen wir vor dem Start einen Vertrag zur Verarbeitung in Deinem Auftrag.
Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Ehrlich benannt, was bei Deinem Betrieb bleibt.
Preise, Positionen und die Zusage an den Kunden entscheidest Du. Fehlt eine Angabe, entsteht eine Rückfrage. Ohne Deine Freigabe geht nichts an den Kunden.
Antworten für Betriebe wie Deinen.
In der Regel nicht. Vorgesehen ist, dass die Automatisierung mit Deinem E-Mail-Postfach und Deinen Vorlagen arbeitet. Welche Programme sich anbinden lassen, klären wir im Erstgespräch.
Nein. Die KI erstellt nur Entwürfe, Du entscheidest. Keine Nachricht geht ohne Deine Freigabe an Kunden.
Du siehst im Entwurf, was erkannt wurde, und korrigierst es vor der Freigabe. Unklare Angaben markiert die Automatisierung als Rückfrage.
Das hängt von Deiner Anfragezahl und Deiner Zeit pro Angebot ab. Das Rechenbeispiel zeigt den Weg. Mit Deinen echten Zahlen rechnen wir im Erstgespräch nach.
Die KI liest die Anfrage mit Namen, Adresse und Anhängen. Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest.
Frag im Erstgespräch, ob ein solcher Ablauf zu Deinem Betrieb passt.
E-Mail: [email protected].