Fristen ankündigen mit KI in Rhön und Rhein-Main
In Rhön und Rhein-Main liest KI die Fristenliste Deines Betriebs und findet die Fristen, die im Vorlauf liegen. Sie fasst die Fristen je Kunde zusammen und schreibt eine Ankündigung als Entwurf. Du liest den Entwurf und gibst ihn frei. Die Fristen selbst liefert Dein Betrieb. Einen Termin trägst Du erst nach der Zusage ein.
Was kostet diese Aufgabe heute?
Heute erledigt jemand diese Aufgabe von Hand zwischen anderen Terminen. Das braucht Aufmerksamkeit, auch wenn jeder Fall ähnlich aussieht. Die drei Punkte unten zeigen, wo die Zeit hängen bleibt. Eine KI kann den Teil vorbereiten, der sich wiederholt. Was an andere geht, prüfst und entscheidest Du.
- Fristen stehen in Listen, Kalendern und Köpfen, und eine rutscht durch.
- Kunden an Wartung oder Inspektion zu erinnern kostet viele einzelne Nachrichten.
- Wer schon angeschrieben wurde, siehst Du nicht auf einen Blick.
Wie läuft es ab?
Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.
Das Beispiel zeigt zwei Wege an einer Weiche. Die Weiche fragt: Im Vorlauf? Liegt eine Frist dort, entsteht eine Ankündigung. Beim Stopp-Weg hält der Lauf an, und Du übernimmst. Werkstatt, Kunde und Fristen sind erfunden.
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- KI: BündelbestätigtJa
- System (intern): Ablauf hältSystem (intern): Nächster MorgenDu: PrüfungNein
Ablauf in Worten
Weg: Frist im Vorlauf
Liste lesen
Der Tageslauf liest die Fristenliste Deines Betriebs. Die Fristen liefert Dein Betrieb.
Fristen prüfen
Die KI prüft die Einträge der Liste gegen den Vorlauf, den Du festgelegt hast.
Weiche: Im Vorlauf?
Die Weiche fragt, ob eine Frist im Vorlauf liegt. Alle anderen Fristen bleiben unberührt.
Je Kunde bündeln
Mehrere Fristen eines Kunden fasst die KI in einer Nachricht zusammen.
Entwurf schreiben
Die KI schreibt eine kurze Ankündigung als Entwurf. Sie nennt keinen Termin.
Deine Freigabe
Du liest den Entwurf und gibst ihn frei. Vorher geht nichts an den Kunden.
Ankündigung beim Kunden
Nach Deiner Freigabe kommt die Ankündigung beim Kunden an.
Du trägst den Termin ein
Sagt der Kunde zu, trägst Du den Termin selbst ein. Die KI trägt nichts ein.
Stopp-Weg: Lauf hält an
Lauf hält an
Nichts liegt im Vorlauf, oder die Liste ist unlesbar. Der Lauf hält an, und nichts geht raus.
Am nächsten Morgen
Der Lauf startet am nächsten Morgen erneut. Dabei geht nichts an Kunden.
Du prüfst die Liste
Bleibt die Liste unklar, prüfst Du sie selbst. Die KI ändert nichts an der Liste.
- Du
- KI
- Kunde
- System (intern)
Wenn eine Frist im Vorlauf liegt , dann Du gibst die Ankündigung frei
Sonst Du prüfst die Liste, wenn sie unklar bleibt
Der Lauf liest die Fristenliste Deines Betriebs und sucht, was im Vorlauf liegt. Die KI bündelt die Fristen je Kunde und schreibt einen Entwurf.
Du gibst die Ankündigung frei, erst dann sieht der Kunde sie. Liegt nichts im Vorlauf, hält der Ablauf an, und Du prüfst bei Bedarf die Liste.
Ablauf für Deinen Betrieb besprechenDie KI sucht die Fristen heraus. Raus geht nur, was Du freigibst.
Wie viel Zeit bindet die Aufgabe im Rechenbeispiel?
Angenommen: 25 Ankündigungen im Monat, 10 Minuten je Fall von Hand, 4 Minuten je Fall für Deine Prüfung und Freigabe. Dann binden sie von Hand 250 Minuten und mit dem Ablauf 100 Minuten. Das ist ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen, kein Messwert und kein Kundenergebnis. Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.
| Variante | Was Du tust | Minuten je Fall | Minuten im Monat |
|---|---|---|---|
| Heute, von Hand | Fristen suchen und Ankündigung schreiben | 10 | 250 |
| Mit Ablauf | Ankündigung prüfen und freigeben | 4 | 100 |
Der Aufwand für Aufbau, Ausnahmen und Nacharbeit ist nicht eingerechnet. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.
Das entscheidest Du.
Die KI bereitet vor, Du bestimmst.
- Du lieferst die Fristen und legst fest, wie weit der Vorlauf reicht.
- Du gibst jede Ankündigung frei, bevor sie das Haus verlässt.
- Du trägst den Termin selbst ein, wenn der Kunde zugesagt hat.
Für wen?
Je ein Beispiel aus Branchen, in denen diese Aufgabe vorkommt.
Elektro
In der Liste Deines Betriebs stehen mehrere Anlagen eines Kunden im Vorlauf. Die KI bündelt sie zu einer Ankündigung als Entwurf. Die Prüffristen trägt Dein Betrieb ein.
Hausverwaltung
In der Liste der Verwaltung stehen bei einem Haus eine Wartung und eine Versammlung im Vorlauf. Die KI bündelt beide Einträge in einer Mitteilung als Entwurf. Die Einträge pflegt Deine Verwaltung.
Kfz-Werkstatt
Im Kundenstamm liegen bei einem Fahrzeug Inspektion und HU im Vorlauf. Die KI bündelt beide Einträge in einem Entwurf. Die Fristen trägt Dein Betrieb in die Liste ein.
SHK (Sanitär, Heizung, Klima)
Bei drei Heizungsanlagen liegt die Wartung im Vorlauf. Die KI schreibt je Kunde einen Entwurf zur Ankündigung. Die Wartungsliste führt Dein Betrieb.
Was mit den Daten geschehen soll.
Der Datenschutz in diesem Ablauf.
Eine Ankündigung nennt den Namen, die Kontaktdaten und die Art der Frist. Vorgesehen ist, dass die KI die Fristenliste liest. Für die Ankündigung nutzt sie nur Name, Kontaktdaten und Art der Frist.
Welche Angaben das sind, legst Du vor Projektstart mit uns fest. Keine Ankündigung geht ohne Deine Freigabe raus. Vor dem Start schließen wir mit Dir einen Vertrag über die Verarbeitung in Deinem Auftrag.
Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Was prüft die KI bei Fristen nicht?
Ehrlich benannt, was bei Dir bleibt.
- Die Fristen liefert Dein Betrieb. Die KI leitet keine Frist ab.
- Die KI bewertet keine Frist. Sie liest nur die Liste und findet, was im Vorlauf liegt.
- Einen Termin legt die KI nicht fest. Du trägst ihn nach der Zusage ein.
- Jede Ankündigung geht erst nach Deiner Freigabe raus. Vorgesehen ist eine Ankündigung nur an Kunden, die zugestimmt haben.
Wer legt die Fristen fest?
Dein Betrieb. Die KI liest nur die Fristenliste, die Du ihr gibst. Sie ändert keine Frist und denkt sich keine aus.
Häufige Fragen.
Antworten zu dieser Aufgabe.
Woher kennt die KI die Fristen?
Aus der Fristenliste Deines Betriebs. Vorgesehen ist, dass die KI diese Liste liest. Wie die Liste bei Dir aussieht, klären wir im Erstgespräch.
Verschickt die KI Ankündigungen von selbst?
Nein. Die KI schreibt nur einen Entwurf. Du liest ihn und gibst ihn frei. Erst dann geht die Ankündigung raus.
Was passiert, wenn der Lauf ausfällt?
Vorgesehen ist, dass der Lauf am nächsten Morgen erneut startet. Bis dahin geht nichts an Kunden. Ist die Liste unlesbar oder doppelt, prüfst Du sie.
Trägt die KI Termine in meinen Kalender ein?
Nein. Die Ankündigung nennt keinen Termin. Erst wenn der Kunde zugesagt hat, trägst Du den Termin selbst ein.
Was heißt Vorlauf?
Der Vorlauf ist der Abschnitt vor einer Frist, in dem die Ankündigung rausgehen soll. Du legst fest, wie weit er reicht.
Wie es weitergeht.
Mehr zu dieser Aufgabe und zu Deiner Branche.